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Otaro Events est un nom commercial de Otaro Events Limited, société immatriculée en Angleterre et au pays de Galles sous le numéro 17392130, dont le siège social est situé 128 City Road, London, EC1V 2NX, United Kingdom. Notre numéro de TVA est 527 5704 79.

Otaro Events Limited est le responsable du traitement des données personnelles décrites dans la présente notice. Pour toute question sur la façon dont nous traitons vos données, ou pour exercer l'un des droits exposés ci-dessous, écrivez-nous à hello@otaroevents.com.

Si la manière dont nous avons traité vos informations ne vous satisfait pas, vous avez le droit d'introduire une réclamation auprès de l'Information Commissioner's Office (ico.org.uk), l'autorité de contrôle britannique en matière de protection des données.

Lorsque vous passez commande, nous collectons le nom, l'adresse e-mail et le numéro de téléphone du contact principal, ainsi que le nom et la nationalité de chaque participant. Les clubs exigent ces informations avant d'émettre des billets d'hospitalité. Si vous nous contactez ou vous abonnez à nos e-mails, nous conservons cette correspondance et votre adresse e-mail.

Si vous nous avez trouvés via une publicité ou un lien sur un autre site, et que vous avez accepté les cookies marketing, nous enregistrons de quelle publicité ou de quel lien il s'agissait, afin de déterminer quelles sources méritent d'être poursuivies. Cette information est stockée dans un seul cookie sur votre appareil, et est rattachée à votre réservation si vous en effectuez une.

Nous enregistrons également quelles pages et quelles étapes du paiement sont utilisées, afin d'identifier où le parcours de réservation pose difficulté. Ces enregistrements vous identifient par adresse e-mail lorsque vous en avez fourni une.

Les cookies strictement nécessaires font fonctionner le site : votre langue, votre devise d'affichage, votre session de sécurité et votre choix en matière de cookies lui-même. Ils sont toujours actifs. Nous n'avons pas à vous demander votre autorisation avant de les déposer, car sans eux le site ne peut pas faire ce que vous lui demandez.

Les cookies de mesure d'audience nous indiquent comment les pages sont utilisées. Les cookies marketing enregistrent quelle publicité ou quel lien vous a amené ici. Ni les uns ni les autres ne sont déposés sans votre accord, et refuser tient en un seul clic, exactement comme accepter.

Vous pouvez changer d'avis à tout moment via le lien « Paramètres des cookies » présent dans le pied de page de chaque page. Si vous refusez, le site continue de fonctionner normalement. Nous cessons simplement de vous compter.

Nous conservons votre choix pendant 400 jours, après quoi nous vous redemandons. Vous n'avez pas à attendre : vous pouvez retirer ou modifier votre consentement à tout moment.

Vos informations servent à traiter et à délivrer votre réservation : confirmer la disponibilité auprès du club ou de son partenaire officiel, vous envoyer votre lien de paiement et vos billets, et vous accompagner autour du jour de match. La base légale est l'exécution de notre contrat avec vous.

Si vous étiez en cours de réservation sans l'avoir finalisée, nous pouvons vous envoyer jusqu'à deux rappels. Chacun comporte un lien de désabonnement, qui prend effet immédiatement.

Nous n'envoyons de communications marketing par e-mail ou WhatsApp qu'aux personnes qui l'ont demandé en cochant la case lors du paiement, et nous enregistrons la date à laquelle vous l'avez fait. Vous pouvez vous rétracter à tout moment, via le lien de désabonnement de n'importe quel message ou en nous écrivant, et nous donnons suite immédiatement.

Les noms et nationalités des participants sont communiqués au club ou à son partenaire officiel d'hospitalité afin d'émettre vos billets. Nous ne vendons jamais vos données.

Nous faisons appel aux prestataires suivants, qui traitent les données sur nos instructions et pour aucune finalité qui leur soit propre : Supabase (notre base de données), Vercel (hébergement du site), Stripe (paiements par carte, qui reçoit vos données de carte directement, jamais via nos serveurs), Resend (envoi de nos e-mails), PostHog, hébergé dans l'Union européenne (mesure d'audience), HubSpot (nos fiches clients) et Meta (messages WhatsApp, si vous y avez consenti).

Chacun d'eux est lié à nous par un accord de sous-traitance des données.

Les dossiers de réservation sont conservés aussi longtemps que nécessaire pour assurer votre réservation et respecter nos obligations légales et comptables. Les coordonnées liées à la newsletter sont conservées jusqu'à votre désabonnement.

Vous pouvez nous demander une copie des données personnelles que nous détenons à votre sujet, nous demander de les corriger, ou d'en demander l'effacement lorsque nous n'en avons plus besoin. Écrivez à hello@otaroevents.com et nous répondrons sous un mois, gratuitement.

Vous pouvez vous opposer au marketing à tout moment et nous cesserons, sans exception et sans vous demander de motif. L'effacement est plus limité : lorsque la loi nous impose de conserver un document, comme une transaction conservée à des fins fiscales, nous ne gardons que ce document et vous indiquons ce qui a été conservé.

Avec votre consentement aux cookies marketing, nous conservons un cookie de parrainage signé pendant 30 jours au maximum. Il contient l’identifiant de l’affilié et l’heure du clic, sans vos coordonnées. Le dernier lien valide est prioritaire. Le retrait du consentement dans les paramètres des cookies supprime ce cookie et arrête son utilisation pour les nouvelles réservations. Vous pouvez réserver sans ce suivi.

Pour une réservation attribuée, nous conservons les données de parrainage et les écritures nécessaires au calcul, au contrôle et au paiement de la commission pendant les durées légales et comptables applicables, même après expiration du cookie ou retrait du consentement. L’affilié voit la référence, le match et l’état de la commission, mais pas votre nom, votre e-mail, votre adresse, votre passeport ni nos coûts fournisseurs.

Pour les affiliés, nous traitons le nom, l’e-mail, l’acceptation des conditions, le libellé du bénéficiaire, son état de vérification et l’historique des commissions et paiements pour gérer notre accord et nos obligations légales et comptables. Si vous choisissez la configuration des paiements Stripe, nous transmettons votre e-mail vérifié, votre pays de paiement et votre type de compte à Stripe pour créer votre compte bénéficiaire. Vous saisissez directement chez Stripe les coordonnées bancaires et les informations d’identité demandées. Otaro conserve la référence du bénéficiaire et l’état de configuration. Nous conservons aussi les coordonnées et informations professionnelles des candidatures, la décision de validation et l’historique de gestion du compte. Les coordonnées bancaires fournies à Otaro pour les paiements manuels sont chiffrées avant stockage et masquées par défaut. Seul le propriétaire autorisé du système peut les consulter après vérification par application d’authentification. Les accès et modifications sont journalisés sans les coordonnées bancaires complètes. Vous pouvez demander leur correction ou leur suppression, sous réserve des documents à conserver. Les contrôles financiers sont réservés au personnel autorisé. Contact : hello@otaroevents.com pour exercer vos droits, sous réserve des documents à conserver.

Nous recueillons votre adresse de facturation pour traiter votre paiement et assurer le suivi de votre réservation, sur la base de l’exécution de notre contrat avec vous. Elle est également transmise directement à Stripe comme information de facturation. Les coordonnées facultatives de facturation professionnelle constituent des pièces comptables distinctes, exclues du délai de suppression de l’adresse temporaire.

Pour les événements hors du Royaume-Uni, nous demandons le numéro de passeport de chaque titulaire uniquement sur exigence documentée du club ou du fournisseur officiel pour ses contrôles d’éligibilité. Les informations accessibles depuis le paiement précisent le motif, le destinataire, la base juridique applicable et les informations relatives à un éventuel transfert international. Sans les données requises, le club peut être dans l’impossibilité d’émettre le billet. Ne fournissez pas de copie de passeport. Si vous réservez pour autrui, transmettez cette notice avant de saisir ses données. Otaro ne prend pas de décision automatisée d’éligibilité à partir des numéros de passeport.

Les adresses temporaires et les passeports sont chiffrés séparément dans notre base. Seul le personnel autorisé utilisant l’authentification multifacteur peut les consulter ; chaque accès est enregistré. Ils sont exclus des e-mails de commande ordinaires, du marketing, des exports clients et des rappels de réservation. Les passeports sont transmis uniquement au club ou fournisseur désigné pour les contrôles annoncés, jamais à Stripe. Nous ne vendons pas ces données. Écrivez à hello@otaroevents.com pour exercer vos droits d’accès, rectification, effacement, limitation, portabilité lorsque applicable ou opposition à un traitement fondé sur l’intérêt légitime. Vous pouvez aussi saisir l’ICO.

Les passeports sont supprimés du système actif dès que le personnel enregistre leur envoi au club. Les adresses temporaires et les passeports non transmis expirent 24 heures après la fin enregistrée du match. La suppression est exécutée toutes les cinq minutes ; l’accès est bloqué à l’échéance même en cas de retard du service. Sans heure de fin, l’échéance est fixée à 27 heures après le coup d’envoi : trois heures de match puis 24 heures. Sans horaire de début, elle est de 24 heures après collecte. Les changements d’horaire actualisent uniquement les données encore valides. Les réservations impayées expirent après 24 heures ; les annulations sont effacées immédiatement. Les journaux d’accès, sans adresse ni passeport, sont conservés 90 jours. Les marqueurs minimaux d’effacement suivent la durée de conservation de la commande pour contrôler les sauvegardes restaurées. Des sauvegardes chiffrées peuvent subsister jusqu’à la rotation de l’hébergeur ; les données effacées ou expirées doivent être retirées avant toute remise en service. Clubs, prestataires de paiement et pièces comptables obligatoires ont des durées distinctes.